Представьте ситуацию.

На сайте есть посетители, работает реклама, люди просматривают услуги и товары. Но новых заявок вдруг становится заметно меньше или они исчезают совсем.

Часто владельцы бизнеса начинают искать проблему в рекламе, SEO или спросе. Однако причина может оказаться гораздо проще — сайт перестал отправлять уведомления о новых заявках на электронную почту.

При этом посетители продолжают заполнять формы, а бизнес теряет клиентов, даже не подозревая об этом.

Как понять, что проблема действительно есть

Не всегда отсутствие заявок означает снижение спроса.

Обратите внимание на несколько признаков:

• резко сократилось количество обращений через сайт;

• заявки перестали приходить после обновления сайта или сервера;

• изменились настройки почты или домена;

• клиенты сообщают, что отправляли заявку, но с ними никто не связался;

• рекламные кампании работают, посещаемость сайта не падает, а обращений нет.

Если присутствует хотя бы один из этих признаков, стоит проверить работу форм обратной связи.

Какие риски для бизнеса

На первый взгляд может показаться, что несколько пропущенных заявок — не проблема.

На практике последствия гораздо серьезнее:

• теряются потенциальные клиенты;

• снижается эффективность рекламы;

• ухудшается репутация компании;

• менеджеры уверены, что обращений нет, хотя они поступают;

• владелец бизнеса принимает решения на основе неверных данных.

Особенно болезненно такие сбои отражаются на компаниях, где сайт является основным каналом привлечения клиентов.

Почему это происходит

Раньше многие сайты отправляли почту через бесплатные почтовые сервисы или стандартные настройки хостинга.

За последние годы требования к отправке электронной почты значительно ужесточились.

Причин может быть несколько:

• изменились правила почтового сервиса;

• отключен бесплатный SMTP-доступ;

• устарели настройки отправки писем;

• закончился срок действия пароля приложения;

• изменились DNS-записи домена;

• письма начали попадать в спам;

• произошли ошибки после обновления сайта или сервера.

Недавно многие владельцы сайтов столкнулись с проблемой после изменения условий работы SMTP у некоторых почтовых сервисов. В результате формы продолжали работать, но уведомления о заявках перестали доходить до сотрудников.

Как быстро проверить сайт

Проверка занимает всего несколько минут.

Шаг 1. Отправьте тестовую заявку

Заполните форму на сайте самостоятельно.

После отправки проверьте:

• появилось ли сообщение об успешной отправке;

• пришло ли письмо на электронную почту;

• не попало ли письмо в папку «Спам».

Шаг 2. Проверьте все формы

На сайте может быть несколько способов связи:

• форма обратного звонка;

• форма заявки на услугу;

• форма заказа;

• форма в каталоге товаров;

• форма в карточке услуги.

Важно проверить каждую из них отдельно.

Шаг 3. Проверьте CRM

Если сайт подключен к CRM-системе, например Битрикс24 или amoCRM, убедитесь, что заявки продолжают попадать в систему.

Иногда письма не отправляются, но сами заявки сохраняются.

Иногда ситуация обратная — письмо приходит, а в CRM данные не попадают.

Шаг 4. Проверьте последние обращения

Сравните количество заявок за последние недели или месяцы.

Если после определенной даты обращения резко прекратились, вероятно, именно в этот момент возникла техническая проблема.

Что делать дальше

Если проверка показала, что письма не отправляются, откладывать решение не стоит.

В большинстве случаев проблема решается настройкой корректной отправки почты через SMTP-сервер, проверкой доменных записей и настройкой почтовой инфраструктуры.

После устранения проблемы рекомендуется:

• регулярно выполнять тестовую отправку заявок;

• настроить резервные уведомления;

• подключить CRM для хранения обращений;

• контролировать доставку писем;

• периодически проверять работоспособность форм.

Как избежать подобных ситуаций в будущем

Лучший способ защиты — не ждать, пока клиенты сообщат о проблеме.

Рекомендуется проводить технический аудит сайта хотя бы несколько раз в год и регулярно проверять:

• формы обратной связи;

• отправку почты;

• интеграции с CRM;

• работу аналитики;

• SSL-сертификаты;

• корректность работы после обновлений.

Такая проверка занимает немного времени, но позволяет вовремя обнаружить проблему и не потерять клиентов.

Итоги

Если количество заявок с сайта неожиданно сократилось, не спешите обвинять рекламу или рынок.

Для начала убедитесь, что сайт продолжает корректно принимать и отправлять обращения.

За несколько минут проверки можно обнаружить проблему, которая ежедневно лишает бизнес новых клиентов и продаж.

Иногда причина действительно оказывается не в отсутствии спроса, а в одном неработающем письме.